Zaman kayıp gider

Daha çok çalışmaya başladık. İşler bir türlü bitmiyor. Zaman yönetimi kursu mu alsak ne?

Bazıları aldı. Ne faydası oldu? Başlangıçta iyi idi ama sonra diğerlerinin aynı kursu almadığını fark ettiler. İşler yürümedi gene babadan kalma, bildikleri usule döndüler.

Zamanı yönetme girişimlerimiz tahmin ettiğimizden uzun zaman almaya başladı. Ama sonunda bazı noktalarda uzlaşma sağladık. Kendi içinde tutarsızlıkları gidermeye çalışıyoruz. Neresini tutsan elinde kalıyor. Birkaç temel unsur üzerine anlaşma sağladık.

Acil işlerin perspektifin köreltmesine izin verme... Yöneticiler acil işlere önemli işlerden daha çok önem verirler. Böylece uzun dönemli öncelikler ihmal edilerek gelecekteki krizlere zemin hazırlanır.

Bilgi kaynağını her zaman en üst makamla bağdaştırma... Aynı konuyu bir bilenle konuşmak yerine mutlaka en üst yöneticiye ulaşmaya çalışmak, bilginin geç alınmasına ve dolayısıyla zaman kaybına neden olur.

Dikkati dağıtmamak için kalabalık masadan uzak dur... Unutmamak için evraklar masanın üstünde bırakılır. Kalabalık masa çalışkanlığın bir işaret olarak kabul edilebilir. Evraklar üst üste atılınca bazen aranan bulunmaz, bazen destede kaybolur, bazen de üzere her bakıldığında dikkati çeker ve o sırada yapılan işe ayrılması gereken dikkati sürekli dağıtır.

Doğru işi doğru yapmak yanlış işi doğru yapmaktan daha etkendir... Verimlilik ile etkenliği birbirine karıştırmamak gerekir. İşleri doğru yapmak ile doğru işleri yapmak arasında fark vardır. Eğer doğru iş yapılmıyorsa ne kadar verimli yapılırsa yapılsın etken olmaz.

Kriz anında soğukkanlı olmak çözümü kolaylaştırır... Yöneticiler kriz anında aşırı tepki göstererek panik yaratma ve durumu içinden daha da çıkılmaz hale getirme eğilimindedirler.

Meşgul görünerek sonuca varılmaz.... Faaliyet ile sonuç ve hareket ile başarma arasında fark vardır. Asıl amaçtan uzaklaştıkça meşgul olma eğilimi artar. Sonuçta amaç meşgul olmak haline gelir ve bunu yapana işkolik denir.

Planlama zaman kazandırır... Yöneticiler zaman darlığından planlamaya zaman bulamazlar, böylece sonunda planlamanın zaman kazandırdığını ve daha iyi sonuçlar alındığının farkına varmazlar.

Toplantılar herkesin zamanını israf eden bir konumda olmamalıdır... Toplantıya geç gelenleri beklemek durumunda kalırsak toplantıya zamanında gelenleri cezalandırır, geç gelenleri ödüllendiririz. Bir dahaki sefere erken gelenler geç gelir, geç gelenler daha da geç gelir. 

Ulaşılabilir olmak kapısı açık çalışmaktan daha akılcıdır.... İletişimi geliştirmek için kapının fiziki olarak açık bırakılması ile yöneticiler yanlış iletişimi körüklerler - muhabbet gelişir veya önemsiz konular gündemde yer ederek önemli işleri yapmanıza zaman ayırmanızı engeller. Açık kapı politikası aslında ulaşılabilir olmak demektir, yoksa kapının sürekli açık olması değil.

Uzun çalışma daha uzun çalışma gerektirir.... Uzun çalışma saatleri insanı yorar, insan yoruldukça işleri bitirmek daha uzun süre alır, işler yavaşladıkça da daha uzun saatler çalışmak gerekir.

Yetki devredilmedikçe öğrenme olmaz ve güven oluşmaz... Deneyimsiz astlara güven olmamasından dolayı iş yapma yetkisi devredilmez. Ancak astlar güveni deneyim ile kazanabilirler ki deneyim yetkilendirme ile kazandırılabilir. 

Zaman yoktur, ayrılır, bulunur veya yaratılır... Hiç kimsenin yeterli zamanı yoktur fakat herkesin istediği işe ayıracak bolca zamanı vardır. 

Birlikte vardığımız en önemli sonuç ise üç dakika tatil yapmak üzerinde sağladığımız görüş birliği oldu.

Üç dakika tatil yöntemi

Rahat bir koltuğa otur. Gevşe. Gözlerini kapa, yavaş yavaş beynini boşalt, hiç bir şey düşünmemeye çalış... Zor ama denemeye devam et...

Bir kaç saniye sonra ayak parmak uçlarından başlamak üzere tüm bedenindeki kasları teker teker düşün ve her birini gevşeterek yukarı doğru çık. Gerginliği devam eden kaslara geri dön ve gevşet. Tekrar yukarı tırman. Saç uçlarına kadar yürü...

Bu denemeyi daraldıkça veya üç beş saat arayla tekrarla.

Bütün işlem için gereken süre sadece üç dakika olmakla beraber verdiği rahatlık bir kaç saat idare ediyor. Bu işlem dizisi başlangıçta zor görünür ancak caymamak gerekli, alışkanlık kazanılınca vazgeçilmez bir tatil imkânı kazandırıyor.

Bakalım üç dakikalık tatillerle daha ne kadar idare edeceğiz…