Boy sırasına diz!

Sipariş gecikmelerine ilişkin verileri görmek istiyorum. Akşam bir ara gözden geçireceğim. İsteğime hemen yaptığı işin katma değeri yüksek olduğun sanan birinden bir cevap aldım - “Efendim, bakacağınızı tahmin ederek sorunları alfabetik sıraya koyarak hazırladık.”

Niçin alfabetik sıraya koydular acaba? Cevapları hazır – “Beni düşünmüşler ve bulunması kolay olsun diye alfabetik yapmışlar!”

Ama ben bulunması kolay veri değil işime yarayacak veri arıyorum. Sipariş gecikmeleri canımızı acıttığı için bir an önce bir şeyler yapmamız gerekiyor; hemen işe nereden başlamamız gerektiğini bulmaya çalışıyorum. Cevap gene hazır – “Hangisinden başlayacağımız ne fark eder, hepsi sorun değil mi? Hepsini çözmek gerekmiyor mu?”

Merak ediyorum – “Acaba sorunları önem derecesine yani tekrar sıklığına göre sıralayıp, işe önce en çok tekrar eden nedeni ortadan kaldırmaya başlama yöntemini hiç denediler mi?”

Cevap gene hazır – “Hangi yöntem demiştiniz?”

Nedenleri, sonuca etkileri açısında büyüklüklerine göre sıralama yöntemi Pareto çizelgesi veya şeması adıyla biliniyor. Bir soruna yol açan nedenleri çetele veya diğer başka yöntemlerle tespit ettikten sonra bu nedenler bir grafik üstünde tekrarlanma sıklığına göre boy sırasına diziliyor.

Örneğin gözlem süresinde bir sonuca yola açan dört neden varsa ve gözlem süresinde A nedeni yüzde 12, B nedeni için yüzde 28, C nedeni yüzde 22 ve D nedeni yüzde 38 sıklıkta meydana geliyorsa nedenlerin sırası D, B, C ve A şeklinde oluyor.

Soruna yaklaşırken ön sırayı en önemli neden olarak kendini öne çıkaran D nedeni alıyor. Daha sonra diğer nedenler önem sırasına göre inceleniyor. Zira işe en az etki eden nedenden başlanırsa bu konuda yapılan iyileştirme sonucu en çok yüzde 12 kadar etkileyecek, hâlbuki en önemli nedenden başlanırsa sonuç yüzde 38 kadar iyileştirilebilecektir.

Bu deneyi birçok kez yapmak gerekiyor, zira sonuçta etki yapan bir nedeni ortadan kaldırılınca bir başka neden ön plana çıkıyor. Aynı örneği devam ettirirsek düzeltici faaliyetler ve önlemler sonrası yapılan ikinci gözlemde A nedeninin sonuca etkisi yüzde 21, B nedeni yüzde 45 ve C nedeni yüzde 34 olarak bulunursa, bu kez iyileştirme çabalarının B nedeni üzerinde yoğunlaşması gerektiği anlaşılıyor. 

Sorunları adına değil boyuna göre dizince öncelik kendiliğinden belirleniyor.