Toplantının hikmeti

Nereye?

Beş # - “Toplantıya geliyor musun?”

Altı # -  “Hangisine?”

Beş # -  “Sahi ben hangi toplantıya gidiyordum?”

Toplantılar hayatımızın o kadar büyük bir kısmını alıyor ki, ne yapıyoruz bu kadar zamanda diye toplantı konusunu bir mercek altına almakta yarar buldum.

Ağırlama toplantısı... Kuruluş çalışanları ile kuruluş müşterilerinin ortaklaşa yaptıkları toplantı çeşidi. Bu toplantılar genellikle öğle yemeği, akşamüstü kokteyli ve akşam yemeği ile süsleniyor. Tekne gezisi de ilave edilirse pek mükemmel oluyor.

Çözüm bulma toplantısı... Sorunun ne olduğunu kimse bulamıyor, ama herkes kimin kabahatli olduğunu biliyor. Yöneticiler arasında çok sevilen bir toplantı çeşidi. Dışarıdakiler “İçeride ne oluyor?” diye merak içinde kıvranırken, içerdekiler “Dışarıdakileri nasıl daha da meraklandırırız?” diye kıvranıyorlar. Sonuçta içeride harika görünen, bulanın hararetle tebrik edildiği çözüm ne içerdekileri ne de dışarıdakileri tatmin ediyor.

Dedikodu toplantısı... Bunlar genellikle mesai saatleri bitiminden sonra yapılıyor. Tek işlevi günlük yorgunluğu sağa sola sataşarak ve yakıştırarak atmak oluyor. 

Değiş tokuş toplantısı... Bu türde toplantıya katılanlar birbirleriyle, diplomatik dille ifade edilen şekilde belirtirsek, bilgi teatisinde – alış verişinde bulunuyor. Bilenlerce çok yararlı olduğu söyleniyor.

Dertleşme toplantısı... Bu tür zaman kaybına yol açar gibi görünmekle beraber, genelde insanların rahatsızlık duydukları konuların paylaşılarak seyrelmesini ve hançerden bırakılarak rahata varılmasını sağlıyor.

Eğitim ve yetiştirme toplantısı... Eğer kuruluş dışında olursa daha da çok makbule geçiyor. İşi resmi yoldan kırmanın yolu. Hele sonunda sınava gerek kalmaksızın verilen “Allı pullu bir sertifika, katılım, başarı belgesi, yarı resmi diploma” varsa daha da tatlı oluyor. Kuruluşun kendi tesislerinde mesai saatleri içinde yapılırsa, başka işlerin geri kalmasına neden olduğundan dolayı, mesai saatleri dışında yapılırsa “Hayatımız burada geçiyor,” gerekçesi ile şikâyet konusu oluyor.

Emir – talimat toplantısı... Bu çeşit toplantılarda, üst karşısına dizdiği astlarına emir ve talimatlarını veriyor, söylediklerinin anlaşılıp anlaşılmadığını soruyor. Her seferinde astların soruları olup olmadığını öğrenmek istiyor, ancak astların soru sorma “cesaretleri baştan başarıyla köreltildiği” için hiçbir soru gelmiyor. Bir sonraki toplantıya kadar herkes genel kabul gören kurallar çerçevesinde bildiğini okuyor.

Fırça toplantısı... Bu da bir tür bilgi teatisidir ancak bu bilgi yukarıdan aşağıya doğru ve tek yönlü. “Atana ve yiyene” alışkanlık yaptığı rivayet ediliyor.

Gazlama toplantısı... Toplu motivasyon için kullanılıyor. Toplantının verimliliği, konuşmacının monolog için harcadığı zaman, katılan sayısına bölünerek bulunuyor. Maliyeti, katılımcı sayısı ile ters orantılıdır.

Gözden geçirme toplantısı... Bu toplantılar gündeme bağlı kalındığı ve objektif esaslarla verilere dayalı olarak yapıldığı takdirde çok başarılı olur. Toplam kalite yönetiminin şartlarından biri.

İyileştirme toplantısı... Aslında böyle bir şey yok. Toplantı öncesinde ve sonrasında hiçbir şey yapılmaz ise hiçbir şeyin “tek başına toplantılarla” iyileştiği şimdiye kadar görülmemiş.

Kafa bulma toplantısı... Canı sıkılan patronların sevdiği bir toplantı çeşidi. Herkes merakla katılıyor, sonuçta patronun değişik memleket sorunları ve siyasi durum hakkındaki “sesli düşüncelerini” öğreniyor. 

Sorun bulma toplantısı... Bu bazen hiç sorun yokken de yapılıyor. Maksat atılım ruhunu canlı ve eyleme hazır tutmak.

Tanıma – tanıtma toplantısı... Çok yararlı. Başarılı kişi ve takımların bilinmesinde yarar var. Çok dikkat ve itina istiyor. Tanıdığınız ve tanıttığınız bol kepçe bağışçı hayırseverin, aslında hayrı değil reklamı sevdiğini, vergi vermediğini ve hayali ihracat konusunda çok başarılı çalışmalara imza attığını öğrenmeniz çok sürpriz olmayabiliyor.

Toplantıyı toparlamakta yarar var!